L’adozione del lavoro ibrido viene spesso raccontata dal punto di vista dei lavoratori, che guadagnano in flessibilità, benessere e work-life balance.
Tuttavia, a beneficiarne è anche il bilancio aziendale. Sempre più imprese stanno scoprendo che un’organizzazione del lavoro distribuita permette di ottimizzare spazi, ridurre costi fissi e migliorare la sostenibilità economica e ambientale.
Secondo i più recenti report di McKinsey, Gartner e Deloitte, il lavoro ibrido ben strutturato consente una razionalizzazione delle sedi aziendali, una riduzione dei consumi e un reinvestimento più intelligente del budget.
L’ufficio si trasforma da costo necessario a asset strategico, da ripensare in chiave flessibile e sostenibile.
Riduzione dei costi immobiliari: meno metri quadri, più efficienza
Una delle trasformazioni più evidenti è l’abbandono delle postazioni assegnate in favore di layout flessibili e prenotabili. Con una presenza media in ufficio di 2-3 giorni a settimana, molte aziende stanno riducendo la superficie occupata, passando da una logica di “uno-a-uno” a una logica “uno-a-molti”.
Questo significa:
- Meno metri quadri affittati o acquistati
- Minori costi per arredi e postazioni
- Aumento del tasso di utilizzo reale degli spazi
Secondo McKinsey, alcune aziende hanno ridotto fino al 30% gli spazi operativi senza compromettere la produttività.
Dismissione di sedi e consolidamento in hub più piccoli
Molte imprese stanno valutando la chiusura di interi piani o sedi secondarie, soprattutto quelle utilizzate saltuariamente. I lavoratori vengono ridistribuiti su spazi più agili, come coworking o hub condivisi, accessibili in base alle esigenze.
Questo comporta:
- Azzeramento dei costi fissi su sedi poco usate
- Maggiore flessibilità contrattuale (es. spazi a consumo o in abbonamento)
- Possibilità di decentralizzare la presenza aziendale in aree meno costose
La flessibilità del modello ibrido si riflette così anche nella gestione patrimoniale.
Riduzione dei costi operativi e ambientali
Un ufficio meno frequentato implica consumi energetici sensibilmente inferiori. Illuminazione, climatizzazione, ascensori, infrastrutture IT… tutto viene usato meno intensamente, con effetti diretti sui costi e indiretti sulla sostenibilità ambientale.
Le aziende registrano risparmi significativi su:
- Energia elettrica e riscaldamento/raffrescamento
- Forniture di consumo (acqua, carta, prodotti per l’igiene)
- Pulizie e manutenzione ordinaria
In uno scenario dove la sostenibilità è parte integrante del brand, questo è un plus strategico.
Calo dei costi assicurativi e di sicurezza
Con una minore densità di persone presenti e una frequenza ridotta, diminuiscono anche i costi legati alla sicurezza fisica degli ambienti: meno personale di vigilanza, meno interventi tecnici, meno rischio di incidenti.
Allo stesso modo, le polizze assicurative per infortuni, responsabilità civile e coperture strutturali possono essere rinegoziate in base all’utilizzo effettivo degli immobili.
Dal risparmio al valore: reinvestire in ambienti di qualità
Uno dei grandi vantaggi del lavoro ibrido è che consente di spendere meglio, non solo di spendere meno. Le risorse risparmiate da affitti e gestione possono essere reinvestite in ambienti più curati, pensati per la collaborazione, l’innovazione e il benessere.
Sempre più aziende stanno:
- Ristrutturando gli spazi per renderli più luminosi, versatili e accoglienti
- Introducendo zone relax, aree informali, spazi “silent” o creativi
- Migliorando la dotazione tecnologica e l’accessibilità digitale
In questo modo, l’ufficio diventa un luogo desiderabile, non un obbligo, rafforzando il senso di appartenenza anche in chi lavora da remoto.
L’Hybrid Office è anche una scelta economica intelligente
L’adozione del modello ibrido è spesso vista come una scelta “soft”, orientata al benessere del personale. In realtà, si tratta anche di una decisione fortemente razionale e vantaggiosa dal punto di vista economico.
Riduzione degli spazi, minori consumi, sedi più smart, gestione più flessibile: tutto concorre a costruire una struttura aziendale più leggera, sostenibile e reattiva.
Passy supporta le imprese in questo processo di trasformazione, offrendo soluzioni integrate per la digitalizzazione, la gestione degli accessi e l’ottimizzazione dello spazio. L’ufficio del futuro è più piccolo, più intelligente e più umano. E soprattutto, costa meno.