Il caso studio di INAIL con Passy rappresenta un esempio concreto di come la digitalizzazione degli accessi possa andare oltre la semplice sicurezza per diventare un pilastro del nuovo Hybrid Office.
L’obiettivo iniziale di INAIL era chiaro: garantire sicurezza, efficienza e semplicità d’uso nelle sedi distribuite su tutto il territorio nazionale, evitando di appesantire il carico operativo del personale. Tuttavia, il percorso ha portato a molto di più: la creazione di un ambiente di lavoro più intelligente, flessibile e collaborativo.
INAIL e le nuove sfide dell’Hybrid Office
Con migliaia di utenti gestiti e una rete di uffici capillare, INAIL si è trovata a dover affrontare due grandi sfide: da un lato la necessità di rafforzare la sicurezza fisica e digitale, dall’altro quella di adattare le proprie sedi ai nuovi modelli organizzativi del lavoro ibrido.
Il passaggio all’Hybrid Office significa che l’ufficio non è più soltanto un luogo fisico dove lavorare, ma un ambiente dinamico che deve:
- Facilitare la collaborazione tra persone che lavorano in presenza e da remoto;
- Favorire flessibilità, con postazioni e spazi prenotabili in base alle esigenze;
- Supportare la cultura aziendale, creando connessioni e momenti di scambio.
La soluzione: digitalizzazione e spazi intelligenti
Per rispondere a queste esigenze, INAIL sta implementando la piattaforma integrata di Passy che combina controllo accessi smart e gestione digitale degli spazi di lavoro.
La soluzione prevede:
- Integrazione con Active Directory: i permessi di accesso si aggiornano automaticamente in base a ruoli e incarichi. Se un dipendente cambia funzione, i suoi diritti vengono modificati in tempo reale senza interventi manuali.
- Prenotazione digitale di scrivanie e sale riunioni: tramite web e mobile, i dipendenti e i consulenti possono scegliere e riservare lo spazio di cui hanno bisogno, organizzando la presenza in modo collaborativo.
- Gestione centralizzata e scalabile: la piattaforma consente di includere le sedi, anche le più distanti e configurare le specificità locali.
Questa integrazione permette di andare oltre la semplice digitalizzazione degli accessi, ponendo le basi per un vero Hybrid Workplace in cui sicurezza, efficienza e collaborazione convivono.
Le sfide affrontate
Il progetto non è stato privo di complessità. Tra le principali difficoltà gestite da Passy e INAIL vi erano:
- la necessità di garantire continuità operativa durante l’implementazione, senza interruzioni di servizio;
- l’esigenza di adattarsi in maniera flessibile ai processi operativi e alle regole proprie dell’Istituto, mantenendo al contempo la prerogativa di rendere la piattaforma scalabile e interoperabile con tutte le sedi distribuite sul territorio nazionale;
- l’importanza di offrire un’esperienza user-friendly, immediata e semplice anche per migliaia di utenti con esigenze diverse.
I benefici ottenuti con l'Hybrid Office
I risultati raggiunti da INAIL grazie al progetto di Passy sono stati significativi:
- Sicurezza rafforzata, con accessi basati su regole, ruoli e inviti, sempre aggiornati in tempo reale.
- Riduzione del carico operativo per i team di gestione, grazie all’automazione dei permessi e dei flussi.
- Esperienza fluida e frictionless per gli utenti, che accedono e prenotano spazi senza complicazioni.
- Maggiore flessibilità organizzativa, con ambienti prenotabili e adattabili alle esigenze di collaborazione.
- Supporto al lavoro ibrido, rendendo l’ufficio non solo un luogo operativo, ma un hub relazionale e innovativo.
Un modello di Hybrid Office applicato al settore pubblico
Il caso di INAIL dimostra come anche gli enti pubblici possano essere pionieri nell’applicazione di soluzioni di Hybrid Office.
Grazie all’integrazione tra controllo accessi smart e gestione digitale degli spazi, l’ufficio si trasforma in un ecosistema in cui le persone lavorano meglio, con più sicurezza e con maggiore possibilità di connessione.
In questo senso, la digitalizzazione non è un fine, ma un abilitatore di un nuovo modo di vivere l’ufficio: più flessibile, più efficiente e più vicino alle esigenze delle persone.
Passy e INAIL, un progetto che ispira
Il successo di questo progetto conferma che la trasformazione digitale può unire sicurezza, efficienza e collaborazione.
Per INAIL, il passaggio al digitale significa molto più di una semplice gestione degli accessi: rappresenta la base per costruire un vero Hybrid Office, capace di rispondere alle sfide del lavoro contemporaneo.
Un modello che può ispirare altre realtà pubbliche e private a ripensare i propri spazi di lavoro, puntando su soluzioni integrate, user-friendly e orientate al futuro.